Засвідчення копій документів у справі

 Частиною 6 ст.59 КАС передбачено, що оригінали документів, зазначених у цій статті, копії з них, засвідчені суддею, або копії з них, засвідчені у встановленому законом порядку, приєднуються до матеріалів справи.Під час перевірки копій документів, що підтверджують повноваження представників, на предмет їх відповідності ст.59 КАС слід брати до уваги правила засвідчення копій документів, визначені Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 7.04.2003 №55, Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції від 18.06.2015 №1000/5, інструкції з діловодства в окремих органах державної влади (місцевого самоврядування) та інші нормативно-правові акти.

Серед іншого відповідно до п.8 розд.10 зазначених правил копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку. Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії.

Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій». У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи. На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».

Оскільки під засвідченням копії документа слід розуміти саме засвідчення відповідності копії оригіналу відповідного документа, відсутність на копії напису про її засвідчення «Згідно з оригіналом» чи в іншому словесному виразі дає підстави вважати її такою, що не посвідчена в установленому порядку.

Водночас касаційний суд у постанові №160/7887/18 наголосив на тому, що під час вирішення питання відповідності копії документа, що підтверджує повноваження представника, вимогам ст.59 КАС слід уникати зайвого формалізму, як-от: констатація відсутності в матеріалах заяви (скарги) копії посадової інструкції особи, яка засвідчила копію відповідного документа, незазначення у довіреності повноважень представника на засвідчення копій документів від імені довірителя тощо.

 Повернення заяв (скарг) за наявності процесуальної можливості пересвідчитись у наявності в особи повноважень на представництво під час розгляду справи (скарги) ставить під загрозу дотримання завдань адміністративного судочинства, закріплених у ч.1 ст.2 КАС, а також дотримання учасниками справи строків звернення до суду та оскарження судових рішень, особливо під час звернення із заявами (скаргами) у термінових адміністративних справах (§ 2 гл.10 указаного кодексу).